در بسیاری از شرکت‌ها مشکل ارتباطات داخلی کمبود ابزار نیست؛ برعکس، ابزار زیاد است. بخشی از گفتگو در پیام‌رسان، بخشی در ایمیل، فایل‌ها در چند فضای مختلف و تصمیم‌ها در تماس تلفنی باقی می‌مانند. نتیجه، جست‌وجوی سخت اطلاعات و وابستگی زیاد به حافظه افراد است.

از «ابزار» شروع نکنید؛ از جریان کار شروع کنید

ابتدا مشخص کنید تیم‌ها چگونه با یکدیگر ارتباط دارند. چه نوع پیام‌هایی روزمره‌اند؟ چه اطلاعاتی باید بایگانی شوند؟ چه گروه‌هایی به فایل‌های مشترک نیاز دارند؟ چه ارتباطاتی حساس‌اند؟ بعد ابزار را انتخاب کنید.

سه نوع ارتباط را جدا کنید

گروه‌ها را بر اساس کار واقعی بسازید

ساختن ده‌ها گروه بدون مالک و هدف مشخص، مشکل را بیشتر می‌کند. بهتر است گروه‌ها بر اساس واحد، پروژه یا موضوع کاری تعریف شوند و برای هرکدام یک Owner مشخص باشد. همچنین باید سیاستی برای بستن یا آرشیو گروه‌های قدیمی وجود داشته باشد.

مدیریت کاربران به اندازه Chat مهم است

وقتی کارمند وارد شرکت می‌شود، باید دسترسی‌های لازم را دریافت کند و وقتی از سازمان خارج می‌شود، دسترسی‌ها باید به‌موقع حذف شوند. در سازمان‌هایی که از Active Directory یا LDAP استفاده می‌کنند، هماهنگی هویت می‌تواند این چرخه را ساده‌تر کند.

فایل‌ها را از گفتگو جدا نکنید

اگر یک فایل مهم در Chat ارسال شود ولی چند ماه بعد پیدا کردن آن دشوار باشد، بخشی از ارزش ارتباط از بین می‌رود. بنابراین محل نگهداری فایل، سطح دسترسی، Backup و سیاست Retention را از ابتدا مشخص کنید.

جلسه بدون نتیجه، فقط زمان مصرف می‌کند

ابزار ارتباطی وقتی مفیدتر می‌شود که جلسه و تصمیم به اقدام تبدیل شود. استفاده از Calendar، Meeting، Task یا To-Do در کنار گفتگو می‌تواند کمک کند تصمیم‌ها از داخل Chat خارج و به کار قابل پیگیری تبدیل شوند.

برای ارتباطات سازمانی چه چیزی را اندازه بگیریم؟

امنیت را با سیاست ساده شروع کنید

حتی اگر نرم‌افزار امن باشد، استفاده نادرست می‌تواند مشکل‌ساز شود. سیاست مشخصی برای رمز عبور، دسترسی مدیران، فایل‌های حساس، دستگاه‌های شخصی، Backup و خروج کارکنان داشته باشید. هدف سیاست خوب، پیچیده کردن کار نیست؛ جلوگیری از ابهام است.

Output Messenger چگونه به این مدل کمک می‌کند؟

Output Messenger مجموعه‌ای از Chat، Group Chat، انتقال فایل، تماس، جلسه، Task و Calendar را در یک بستر سازمانی جمع می‌کند و امکان استقرار روی سرور سازمان را نیز دارد. این ترکیب می‌تواند برای شرکت‌هایی مناسب باشد که می‌خواهند ارتباطات روزمره را متمرکزتر و قابل کنترل‌تر کنند.

برای جزئیات قابلیت‌ها به صفحه Output Messenger مراجعه کنید. اگر مسئله شما بیشتر به مدیریت درخواست‌های پشتیبانی مربوط است، Output Desk رویکرد متفاوتی دارد.

سؤالات متداول

آیا باید همه ارتباطات شرکت را به یک ابزار منتقل کنیم؟

نه. هدف، حذف ابزارها به هر قیمت نیست؛ هدف مشخص کردن جای درست هر نوع ارتباط است.

چرا مدیریت گروه‌ها مهم است؟

گروه‌های بدون مالک و هدف مشخص باعث انباشت اطلاعات و سردرگمی کاربران می‌شوند.

آیا On-Premise برای همه شرکت‌ها ضروری است؟

خیر. باید بر اساس حساسیت داده، سیاست سازمان و توان زیرساخت تصمیم گرفت.

جمع‌بندی

ارتباطات داخلی زمانی منظم می‌شود که جریان پیام، فایل، جلسه و کار مشخص باشد. ابزار فقط این فرآیند را اجرا می‌کند. با تعریف کاربران، گروه‌ها، سیاست داده و Backup می‌توان از یک پیام‌رسان ساده، یک بستر همکاری قابل مدیریت ساخت.